Onderwerp: Planning en effecten van conversie naar nieuwe website.

Let op: actie vereist!!

Beste Etappers binnenkort is het zover, dan gaat de nieuwe website live. Er is door de beide webmasters Swen en Ed, ondersteund door vrijwilligers voor het testwerk, veel werk verzet. Lees deze nieuwsbrief daarom aandachtig door.

1. Nieuwe website, wat wordt anders?

a. AVG: elk lid kan aangeven welke gegevens hij/zij op de website inzichtelijk wil maken voor andere leden.
b. Forum: het nieuwe forum is nog leeg! Maar gebruik het om ervaringen uit te wisselen!.
c. Leden zoeken Leden: Leden die hun gegevens ( gedeeltelijk) inzichtelijk maken, kunnen elkaar met deze “tool” vinden.
d. Snelheid van de website!
e. De nieuwe website is ondergebracht bij e-Captain en ontlast ons als verenging met het webonderhoud (de engine). De voorkant, hoe wij communiceren met de leden, zal door onze nieuwe webmaster Ed beheerd worden.
f. Ook de financiële boekhouding en ledenadministratie verhuizen naar e-Captain.
g. En nog veel meer…
Lees bij Punt 3 van deze Nieuwsbrief meer details.

2. Planning
 

De nieuwe website is gepland om op 11 maart beschikbaar te zijn. Dat betekent concreet:
a. Van 8 t/m 10 maart is de "oude" website niet beschikbaar. Dus ook geen forum of evenementenkalender.
b. 11 maart nieuwe website in de lucht.

3. Wat betekent e.e.a. voor de leden?

a. Elk lid ontvangt op 10 of 11 maart een e-mail met de instructie om een nieuw wachtwoord in te stellen voor je huidige gebruikersnaam.

b. Bij het overzetten van de ledenadministratie naar de nieuwe website is getracht alle gegevens correct en volledig over te brengen.
Een controle van je eigen gegevens is echter wel nodig. Onder meer kunnen speciale karakters in namen of adressen onjuist zijn overgekomen. Controleer je gegevens direct nadat je de 1e keer inlogt via de knop MIJN ETAP en pas deze waar nodig aan. Indien je je gegevens aanpast, volgt een autorisatie door “Ledenbeheer” om vervolgens de door jou ingevoerde wijzigingen vrij te geven. (Dit kan in deze periode even tijd kosten)

c. Standaard staan de gegevens van de leden op “zichtbaar”/ delen van informatie. Dat houdt in dat leden via “Leden zoeken leden” elkaar kunnen vinden. In de instructies wordt ook aangegeven dat elk lid dit zelf naar eigen inzicht kan aanpassen.

d. De privacyverklaring wordt met de instructie meegestuurd en staat op de website.

e. Het nieuwe Forum is “leeg”maar iedereen wordt aangemoedigd het te vullen; het oude blijft voorlopig nog op alleen “lezen” staan.
Heb je recent op het oude forum iets geplaatst, dan kun je dit opnieuw doen in het nieuwe forum. Er wordt door de beheerder dus geen info overgezet naar het nieuwe forum.
Voor het gebruik van het nieuwe forum volgt ook nog een aparte instructie.

f. Aanmelden Evenementen:

• Voor de evenementen welke plaatsvinden voor 13 april (Club dag en ETAP historie II) loopt het inschrijven zoals in de eerdere nieuwsbrief is aangegeven. De inschrijvingen voor het evenement Lezing ETAP historie II op 12 april zullen gekopieerd worden in de nieuwe website zodat zichtbaar is welke leden deelnemen, betaling echter volgens de eerdere instructies.
  Hier verandert dus niets.
• Voor evenementen die plaatsvinden na 13 april (dus vanaf Rondje NH) gaat het inschrijven via de nieuwe website.
  Reeds aangemelde leden dienen zich voor deze evenementen opnieuw aan te melden op de nieuwe website.
  De instructie hiervoor komt op de nieuwe website. Op de website wordt bij elk evenement vermeld vanaf wanneer je je kunt opgeven.

g. iDeal: nadat de website live is, wordt ook de boekhouding overgezet. Daarmee zullen betalingen voor deelname en contributie via iDeal verlopen. Er komt dan bij Evenementen een link met iDeal.

h. Op de nieuwe website komt niet de bestaande fotogalerij met foto’s van Etap-evenementen terug. De belangrijkste reden hiervoor is dat de foto’s veel schijfruimte vragen bij e-Captain die extra betaald moet worden. De tweede reden is dat er andere manieren (zoals Flickr.com) zijn om foto’s met elkaar te delen. Wilt u nog foto’s uit het verleden downloaden, doe dit dan voor 8 maart.

Alles loopt tot nu goed. Mocht e.e.a. niet helemaal duidelijk zijn neem dan gerust contact op met de secretaris.

Namens de webbeheerders Swen en Ed,

Jullie Etap bestuur
Joris Beck, Secretaris