Verslag Pinksterreünie 2024, organiseren en improviseren.

 

Dit keer eens een verslag vanaf de kant van het organiseren van een evenement. Handig voor als jij overweegt ook een keer tochtleider of admiraal te zijn! 

Nu is de Pinsterreünie wel een klassiek evenement: De datum en locatie zijn traditie, dus daarover hoef je je niet druk te maken. Ook de bouwstenen die dit evenement tot een succes maken zijn bekend: zaterdag komt men van heinde en verre, soms rechtstreeks van een Engelandtocht of Rondje Noord-Holland, maar ook uit Zeeland, België of uit de noordelijke provincies komen Etappers aangevaren. ‘s-Middags een bezoek aan Hoorn en de steigerborrel van de Etapclub waarbij de middag ongemerkt tot ver in de avond duurt. Zondag het palaver en een zeilwedstrijdje voor de rede van Hoorn, met afsluitend het prijzencircus tijdens een gezamenlijk dinerbuffet.

     

Op Pinkstermaandag scheiden de vaarwegen weer, behalve voor de Etappers die zich voor de aansluitende Waddentocht hebben aangemeld.

Met zo veel bekende elementen kan de indruk ontstaan dat dan alles vanzelf gaat, maar niets is minder waar. Alleen al omdat dit keer in de laatste week het aantal aanmeldingen verdubbelde gezien het mooie weer. Niet alleen daarom was het bestellen van het zondagbuffet een uitdaging. De WSV Hoorn had eerder dit jaar afscheid genomen van de huis-cateraar en er moest lang worden onderhandeld, verleid en gemasseerd om überhaupt in het clubhuis aan de haven te kunnen dineren. Met Hoorn als thuishaven heeft Hans Kooistra al zijn charmes ingezet met een behulpzame havenmeester als gevolg. Ondertussen zette ik een mini-enquête uit bij de deelnemers of het pizza of chinees zou worden en is dit onderdeel goed afgelopen en prijsbewuster dan ooit tevoren.

En er is meer. Zo’n steigerborrel vereist voorbereiding en planning en onze solidaire echtgenotes Henny en Ellen deden het eigenlijke zware werk – inkopen, logistiek, van sfeermanagement tot aan het uitserveren van de hapjes.

 

Ook de zorgvuldige selectie van de vele prijzen die na het zeilwedstrijdje moesten worden uitgereikt, is door hen ter hand genomen tijdens een urenlange strooptocht door de binnenstad. Met succes, want dit jaar waren er zaken die de prijswinnaars werkelijk graag mee naar huis namen, van een koeltas voor aan boord tot een sleutelhanger of zonnebrandcrème. Eigenlijk zie je bij elk evenement dat het vanzelf gezellig wordt als je een groep Etappers bij elkaar zet. Bij de Pinksterreünie nog geholpen door een programmaboekje met de complete namenlijst van de deelnemers + boten en wetenswaardigheden over Hoorn.

Hans en ik hadden dus vooraf weliswaar de zorgen maar ook de voorpret. Een gebrek aan organisatietalent kan vaak worden gecompenseerd door een extra dosis improvisatie, en die heb je als organisator sowieso nodig, maar ook enig doorzettingsvermogen. Inspelend op weer en wind had Hans een treffend wedstrijdparcours uitgezet maar het uitrekenen van de winnaars in de diverse categorieën had veel meer voeten in aarde. 

Via een onnavolgbaar complexe rekenformule moeten de deelnemers gelijke kansen worden geboden, waarbij lengte en diepgang, zeilvoering, schroefsoort en nog vele andere aspecten een factor zijn. Pas na uren excellen kon Hans de prijswinnaars bekend maken en werd tijdens het diner het gesprek over winnende succesfactoren voortgezet.

Met oude en nieuwe bekenden werd het al met al een zeer geslaagd weekend en ook dat krijg je als organisator mee: veel waardering en positieve feedback. De moeite waard om ook eens te proberen, dus wat let je om bij een volgend evenement zelf eens als organisator aan de slag te gaan!