De vereniging Etapclub Nederland is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en doet zijn uiterste best deze persoonsgegeven te beschermen. In deze privacyverklaring geven we informatie over welke persoonlijke gegevens we met welk doel verzamelen en hoe we deze verwerken. De Etapclub houdt zich daarbij aan de relevante wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming. We respecteren uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens. Mocht u naar aanleiding van deze verklaring vragen of opmerkingen heeft, dan kunt u zich wenden tot de secretaris (siraterces@etapclub.nl).
Verzameling en verwerking van persoonsgegevens door de Etapclub zijn beperkt tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doelstellingen van de vereniging. De persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, tenzij dit nodig is voor de realisatie van de doelstellingen van de vereniging en u daarvoor toestemming heeft gegeven.
Van haar leden verwerkt de vereniging persoonsgegevens met de volgende doelstellingen:
Dit betreft de persoonsgegevens die bij het aanmelden voor een lidmaatschap moeten worden ingevuld op het aanmeldformulier en minimaal nodig zijn voor het eenduidig registreren van een lid van de vereniging en het waarborgen van effectieve communicatie en de correcte tenaamstelling van de facturatie. De volgende persoonsgegevens worden geregistreerd:
Daarnaast kunnen door de leden op vrijwillige basis aanvullende gegevens verstrekt worden die relevant zijn voor verenigingsactiviteiten en voor het bevorderen van de contacten tussen de leden (zoals telefoonnummer, boottype, bootnaam, thuishaven, vaargebied en sw-waarde).
Op het besloten deel van website etapclub.nl publiceert de vereniging een ledenlijst waarin de naam, woonplaats, e-mailadres, boottype, bootnaam, thuishaven en vaargebied zijn opgenomen. De leden kunnen er zelf voor kiezen niet op deze ledenlijst vermeld te worden en welke van deze gegevens vermeld mogen worden.
De vereniging zal de persoonsgegevens zonder de toestemming van het betreffende clublid niet ter beschikking stellen aan derden.
Tijdens het lidmaatschap worden de aan de leden verzonden facturen, voor onder andere lidmaatschap en evenementen, met de betalingsgegevens in de ledenadministratie en boekhouding geregistreerd. Gezien de wettelijke eisen op het bewaren van boekhoudingen worden die gegevens minimaal 7 jaar bewaard.
Derden die toegang tot persoonsgegevens van leden hebben, zijn:
Van leveranciers van goederen en diensten worden gegevens verzameld en verwerkt voor de administratieve en financiële behandelen van de aanvraag tot en afhandeling van levering van goederen en diensten. Hierbij worden naast de gegevens van de leverancier uitsluitend de naam en contactgegevens van medewerkers van een leverancier vastgelegd. De bewaartermijn voor deze gegevens is 7 jaar.
Een bezoeker van de website wordt niet om persoonsgegevens gevraagd. Een lid van de vereniging heeft logingegevens waarmee ingelogd kan worden op het besloten deel van de website. Onze website is vormgegeven in e-Captain. E-Captain zelf plaatst alleen functionele cookies voor de werking van de website (inloggen met de bijbehorende sessie cookies bijvoorbeeld). Er worden in cookies geen persoonsgegevens opgeslagen. Alleen bij het inloggen worden bijvoorbeeld wel IP-adressen in de sessie cookie opgeslagen. De gegevens van een sessie cookie worden automatisch gewist als de gebruiker de sessie beëindigd. Overige functionele cookies zijn al meteen anoniem.
Met betrekking tot het publiceren van verslagen van clubevenementen is het beleid dat geen namen van deelnemers in de openbare verslagen worden vermeld en dat hierin uitsluitend foto’s worden opgenomen van deelnemers die hebben aangegeven daartegen geen bezwaar te hebben.
Leden kunnen zich in- en uitschrijven voor onze nieuwsbrief. Deze worden verstuurd vanuit e-Captain waarbij wordt vastgelegd aan welke leden een nieuwsbrief is verzonden.
Bestuursleden en andere vrijwilligers, die namens de Etapclub van de persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Bij toetreding zijn zij gewezen op de privacyverklaring. Mocht het voor de uitoefening van hun taak nodig zijn persoonsgegevens tijdelijk zelf te registreren, dan zullen ze deze vertrouwelijk behandelen en adequaat beschermen.
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u verwerkt hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. Heeft u toestemming gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze te allen tijde intrekken.
Een data protection impact assessment (DPIA) is bij Etapclub niet nodig aangezien wij niet:
Mochten wij ontdekken dat er sprake is geweest van een datalek dan zullen wij dit bij de betreffende instantie melden: https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl.